O QUE É BPO FINANCEIRO?

Muitas empresas têm se perguntado o que é BPO financeiro e não é para menos. Esse conceito vem ganhando corpo entre as empresas brasileiras, especialmente naquelas que implementam processos nos quais a regra é ser mais assertivo, atuando diretamente no core do negócio.

A tecnologia tem um papel fundamental nesse sentido. Adotar ferramentas de gestão contábil hoje é mais do que simplesmente atualizar o seu negócio, mas sim se constitui em um diferencial competitivo necessário para se manter no mercado. Vamos conhecer mais detalhes sobre esse processo empresarial?

O que é BPO Financeiro?

BPO é uma sigla em inglês para Business Process Outsourcing, que em tradução direta seria algo como Terceirização de Processos de Negócio. Em outras palavras, a ideia é terceirizar todas as atividades da empresa que não correspondam a algo relacionado à atividade fim da companhia. E o setor financeiro é uma possibilidade comum.

Suponha que a sua empresa fabrique peças para caminhões. A atividade fim da companhia, portanto, é transformar a matéria prima adquirida em peças para caminhões e comercializá-las com outras empresas. A atividade financeira, embora seja essencial, não é a finalidade principal da companhia e, portanto, pode ser conduzida por equipes especializadas.

Entre as atividades financeiras que podem ser delegadas estão inclusas contas a pagar e receber, controle do fluxo de caixa e até mesmo o faturamento e o pagamento de impostos, taxas e tributos. Se você tem um profissional de contabilidade terceirizado em sua empresa, por exemplo, já tem um princípio de BPO em sua companhia.

Quais são os benefícios do BPO Financeiro para a sua empresa?

São muitos, mas o principal deles é, sem dúvida, permitir que os gestores mantenham o foco naquilo que realmente importa: o desenvolvimento de produtos de qualidade e o bom relacionamento com os clientes. Muitas empresas, competentes em termos produtivos, acabam tendo reveses em sua trajetória por falta de expertise na condução das finanças.

Terceirizar essas tarefas, portanto, pode significar aumento de produtividade, redução de custos e, também, uma melhor estruturação financeira do negócio. Isso porque as atividades relacionadas à contabilidade e às finanças passam a ser executadas por especialistas, que se utilizam de ferramentas eficazes para automatizar processos e minimizar erros. O BPO é, portanto, uma aposta em confiabilidade.

É natural que muitos gestores, especializados em suas respectivas áreas, não tenham conhecimentos específicos para organizar as finanças ou tomar as melhores decisões em termos de negócios. Nesse sentido, atuando como uma consultoria e como uma plataforma operacional, a terceirização do departamento de finanças pode ser bastante proveitosa para o negócio.

Some a isso a possibilidade de reduzir custos trabalhistas, pois os colaboradores responsáveis por essa função passam a ser registrados por outras companhias que não a sua, podendo atuar dentro ou fora da sua empresa. Ainda, a empresa que opta pela terceirização fica livre de faltas, férias ou algo do gênero.

Quais atividades são passíveis de serem terceirizadas via BPO?

Se a atividade tem relação com finanças, em tese, ela pode ser terceirizada sem exceções. No entanto, temos algumas que se destacam entre as mais requisitadas pelos empresários e gestores. Entre elas podemos citar os seguintes serviços:

1. Conciliação bancária;

2. Elaboração do fluxo de caixa;

3. Contas a pagar;

4. Contas a receber;

5. Gestão de indicadores;

6. Análise de crédito;

7. Emissão de documentos fiscais.

Podemos subdividir as atividades listadas acima em dois grupos: operacional e analítico. No grupo das atividades operacionais destacam-se aquelas que são imprescindíveis para o dia a dia da empresa. Quando elas são conduzidas por especialistas, podem ser executadas em menor tempo e com um índice menor de erros.

Já no segundo grupo temos as chamadas atividades analíticas. Aqui, estão incluídos os relatórios produzidos visando dar suporte aos gestores na tomada de decisão. Muitas vezes, as empresas têm as informações, mas não dispõem de meios para cruzar esses dados e elaborar relatórios a partir das constatações.

Ter especialistas responsáveis apenas por essa tarefa pode resultar em melhores condições de suporte à tomada de decisão e, consequentemente, a possibilidade de se fazer escolhas mais assertivas.

BPO é para todos: quais empresas podem se beneficiar com essa estratégia?

Em teoria, tanto grandes quanto pequenas empresas podem se beneficiar com as vantagens que o Business Process Outsourcing proporciona. Embora as razões sejam diferentes, há benefícios claros tanto para negócios ainda em fase inicial quanto para companhias muito bem estabelecidas.

Para aqueles que estão iniciando um negócio, dar atenção à qualidade dos produtos e ao relacionamento com os clientes é essencial. Qualquer tempo “perdido” para se dedicar a outras atividades que não sejam aquelas relacionadas à atividade fim da empresa pesa quando se fala de equipes com quantidades reduzidas de colaboradores.

Portanto, um BPO poderá assumir esse papel, delegando um especialista para acompanhar as finanças do seu negócio, algo que para empresas ainda estágio inicial nem sempre é possível devido ao fato de os salários desses profissionais serem frequentemente incompatíveis com a disponibilidade de capital.

Já para as grandes empresas a situação é diferente. Nesse caso, o que elas mais buscam é redução de custos, pois muitas vezes tem folhas salariais onerosas e inchadas. A reorganização das tarefas e delegação dessas atividades para uma empresa especializada não apenas auxilia na redução dos custos como também proporciona tomadas de decisões mais rápida.

Se for necessário, é possível ampliar o pessoal dedicado a essas tarefas sob demanda. Em outras palavras, não se trata de adicionar gastos fixos à sua folha de pagamento, mas sim de um custo variável que pode ser adaptado a meses nos quais o fluxo de trabalho se apresente em maior volume.

Portanto, há opções para todos os gostos. O mais importante é conhecer as alternativas que existem e colocá-las no papel para descobrir se elas contribuirão para aumentar a produtividade ou reduzir os custos. Se a resposta for positiva, não hesite: siga uma tendência que cada vez mais se consolida tanto em mercados estabelecidos quanto emergentes.

GESTÃO DIGITALIZADA FACILITA EMISSÃO DE NFC-E EM MINAS GERAIS

Os varejistas mineiros terão, em breve, que implantar a Nota Fiscal Eletrônica do Consumidor (NFC-e) em seus estabelecimentos. A movimentação de migração para o documento iniciou em 2017, mas, apenas agora, em 2019, foi publicada a Resolução nº 5.234, que estabelece a obrigatoriedade de emissão da NFC-e em Minas Gerais.

Seguindo o calendário proposto pelo Governo de Minas Gerais, a partir do dia 1º de março de 2019 todos os varejistas já podem começar a emitir a NFC-e. Porém, é só a partir de 1º de abril que haverá enquadramento oficial dos contribuintes, de acordo com o CNAE e a receita bruta anual (especificados na Resolução nº 5.234). Dessa forma, muitos já serão obrigados a emitir a NFC-e. A completa transferência para o modelo digital está prevista para fevereiro de 2020.

Para emissão de NFC-e em Minas Gerais, o contribuinte deverá credenciar-se junto à SEF-MG, conforme orientações disponíveis no Portal SPED MG.

Para que serve e como funciona a NFC-e?

A NFC-e substitui a nota fiscal de venda a consumidor, modelo 2, e o cupom fiscal emitido por Emissor de Cupom Fiscal (ECF). Esta modalidade de nota fiscal, totalmente eletrônica, está alinhada às propostas do SPED fiscal.

Com seu uso, será informatizada a emissão do cupom fiscal, pois toda venda efetuada será registrada e já comunicada a SEFAZ. Esta é uma forma de facilitar a fiscalização e prevenir irregularidades fiscais, além de diminuir o uso de papel e permitir maior integração com as plataformas digitais de gestão e vendas já utilizadas por muitos varejistas.   

Assim como a NFe, a NFC-e é representada por um arquivo XML mas possui uma versão legível, chamada de DANFE. Podemos dizer que a DANFE é uma representação simplificada da NFC-e, um espelho que contém uma chave de acesso e um QR Code para que o consumidor consulte-a na íntegra, assim como a regularidade da mesma, direto no site da SEFAZ. Assim é possível comparar os valores que constam na nota com os que a empresa repassa ao fisco.

A DANFE é impressa no momento da venda do produto, de forma equivalente ao cupom fiscal. A grande diferença é que para a DANFE pode ser usada uma impressora não fiscal, sem necessidade de permissões ou a compra de acessórios caros. Vale lembrar que para usar o Emissor de Cupom Fiscal (ECF) é necessário contar com uma impressora dedicada e integrada com o Programa Aplicativo Fiscal. O equipamento é de alto custo – por volta de R$ 3 mil – e sua aquisição pode inviabilizar a operação e uma possível expansão da loja, por exemplo.

Notas de contingência

Como a NFC-e é totalmente eletrônica, você pode estar se perguntando “e se a internet cair ou eu tiver algum outro problema operacional na hora da venda?”. Não haverá problemas, pois também é permitido que sejam emitidas notas em contingência.

Esta é uma modalidade permitida em alguns estados para situações em que o comerciante não consegue se conectar à internet ou tenha algum imprevisto técnico para transmitir o documento eletrônico em tempo real.

O lojista pode então utilizar a contingência offline, que consiste na emissão da NFC-e sem a prévia autorização do Fisco. A única exigência é que a nota deve ser transmitida à SEFAZ, impreterivelmente, em um prazo de até 24 horas após a venda.

Outro ponto importante: a NFC-e não pode ser corrigida, diferentemente da NF-e. É preciso cancelar o documento, antes de a mercadoria ter deixado o estabelecimento (para vendas remotas, por exemplo) ou antes de completar 24 horas da autorização de emissão da SEFAZ.

O que muda na prática para o lojista a mudança para a NFC-e em Minas Gerais?

A mudança para a NFC-e em Minas Gerais traz vantagens para o varejo. Entre as mais importantes está a possibilidade de emitir notas sem ter que usar uma impressora fiscal e a possibilidade de conseguir expandir pontos de venda sem a burocracia e os altos custos inerentes ao cupom fiscal ECF. Outra alteração significativa é o conceito de operação do caixa, que passará a ser completamente digital.

O primeiro passo para atuar com a NFC-e em Minas Gerais é o registro na Secretaria da Fazenda Estadual, garantindo autorização do estabelecimento para emissão do documento – a autorização se dá por meio do envio do Código de Segurança do Cliente (CSC). Logo na sequência, as empresas que ainda não atuam de forma digital em nenhuma operação deverão providenciar um Certificado Digital, e um programa emissor (software).

PRINCIPAIS ERROS DA DECLARAÇÃO ANUAL DO MEI E COMO EVITA-LOS

O dia 31 de maio é o prazo final para a entrega da declaração anual do MEI. Enquanto muitos correm para colocar a documentação em dia, é importante lembrar quais são os principais erros da declaração anual do MEI cometidos pelos empresários.

Para evitar que você seja mais um na estatística daqueles que entregam a declaração anual com erros, listamos aqui quais são as falhas mais comuns cometidas pelos contribuintes. A ideia é que você possa reconhecê-los e evitá-los, corrigindo a sua declaração à tempo para que não haja dores de cabeça no futuro:

1. Omissão de rendimentos

Esse é o erro mais comum encontrado entre aqueles que fazem a declaração anual do MEI pela primeira vez. Omitir algum rendimento, seja lá por qual razão for, é o maior dos problemas. Para aqueles que emitem notas fiscais, o trabalho é mais simples: basta somar as notas emitidas e verificar qual é o seu faturamento bruto.

Principalmente no período de regularização, é comum que muitos empreendedores deixem de emitir notas e, depois, esqueçam de contabilizar também esses rendimentos. Não caia nesse erro. A declaração deste ano deve conter todos os recebimentos, com nota ou não, compreendidos entre 1 de janeiro e 31 de dezembro do ano anterior.

2. Erros de digitação

A declaração anual do MEI é bastante simples de ser preenchida, pois basicamente há dois campos: o valor bruto de faturamento e se houve ou não funcionários contratados. Porém, quanto mais simples ela é, maiores são as chances de que erros bobos aconteçam como os de digitação.

Certifique-se de checar mais de uma vez todos os números digitados, incluindo pontos e vírgulas, para que não haja erro na hora de enviar os valores corretos. Pode parecer bobagem, mas uma simples vírgula pode transformar um valor de R$ 50.000,00 em R$ 5.000, o que pode ser um problema e tanto para você se explicar depois.

3. Fazer uma declaração imprecisa

A melhor maneira de não errar na hora de fazer a contabilidade da sua empresa é manter mês a mês as contas em dia. Assim, já na virada do ano você já tem os dados disponíveis para fazer a soma da receita bruta e entregar a declaração o quanto antes.

Muitas pessoas deixam de lado esse trabalho mensal ou não procuram o auxílio de um profissional de contabilidade para tirar as suas dúvidas. Por conta da falta de organização, valores imprecisos podem acabar sendo declarados. Com isso, aumentam os riscos de que a Receita Federal encontre algum dado incompatível ao cruzar as informações.

4. Incompatibilidade no crescimento do patrimônio

Não adianta tentar ocultar algum bem ou rendimento da Receita Federal: se o seu patrimônio não condiz com os valores que você recebeu ao longo do ano ou se o crescimento foi muito acima da média dos anos anteriores sem uma justificativa plausível, esse é um sinal de alerta para o governo.

O rendimento declarado na sua atividade como MEI deve ser compatível com aquilo que você apresentou na sua declaração de Imposto de Renda. Se você faturou os R$ 81 mil anuais – limite para o MEI – então a sua declaração de IR deve refletir isso, ou caso contrário estaremos diante de uma incompatibilidade.

5. Não entregar a declaração no prazo

O prazo de entrega da declaração anual do MEI é amplo: ele começa em janeiro e se estende até o final de maio. Porém, tanta flexibilidade em alguns momentos pode jogar contra, já que diversos empreendedores deixam para fazer isso nos últimos meses do ano.

Assim, ir deixando para a última hora pode colocar você à mercê de algum imprevisto e, em razão disso, o prazo pode ser perdido. Portanto, se a sua declaração ainda não foi entregue, programe-se para fazer isso rapidamente. Não deixe para o último dia, até para que você tenha tempo de revisar os dados com calma.

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INFORMATIVO CODESPA - 05/2019